Bir işletme sahibi olarak şirketinizi de bir ürün gibi dizayn ediyor musunuz? Ne demek istiyorum? Günün birinde size bağımlı olmadan ayakta ve atakta kalmaya hazır mı? Değilse, bunun için bugünden neler yapıyorsunuz?
Bahsi geçen bir şirket yapısı kurabilmemiz için yapılması gereken elbette çok fazla iş adımı var ancak ilk 3 sırayı şunlar alabilir bana göre
- A takımını kurmak,
- Sistem kurmak,
- Ölçmek ve ölçeklendirmek
Bununla birlikte birçok şirkette görüyorum ki yıldız bir çalışanı şirkete kazandırmakla sorunların çözülmesi beklenebiliyor. Bu yıldız çalışan, tabiri caizse “yürü koçum, göreyim seni..” yaklaşımıyla baş başa bırakıldığında başarılı olması şansa kaldığı gibi, mensubu olduğu şirkete güvenini kaybedebiliyor. Üstelik bir de çokça vakit kaybı, sonuçta nakit kaybını getiriyor.
Her defasında aynı sorunları yaşamak ve vakit kaybetmek yerine, peki ne yapılmalı? İşte size işletmenizde sistem kurmanız için 9 anahtar konu başlığı. Bu konular belki şu an gündeminizde değil veya vakit yok diye düşünüyor olabilirsiniz. Oysa ki sistem kurmak için vakit ayırmayarak, sorunlar çıktıkça yangın söndürmeye daha çok vakit ayırmak zorunda kalıyoruz. Üstelik bu döngünün bir sonu yok. Şayet iyi çalışanlar kazanmak kadar, onların şirketteki başarısını destekleyen bir sistem kurmaya da öncelikle zaman yatırımı yaparsak, bize bağımlı olmayan bir organizasyonumuz olabilir.
- Vizyon cümleniz
- Misyon cümleniz
- Kültür değerlerimiz
- SMART hedefleriniz
- Organizasyon Şemanız
- Görev Tanımlarınız
- Temel Performans Göstergeleriniz
- Yönetmelikler
- Yönetim Sisteminiz
Her başlık çok detaylı ele alınabileceği gibi, her birinden ne anlamalıyız üzerine kısaca bilgi aktarmak istiyorum.
Vizyon cümlemiz, nedenimizi güçlü, tutkulu ve bir evrensel değere hizmet eder şekilde ortaya koyan ifademizdir. Öyle ki bu neden bize bu yolculukta eşlik edecek ekibimiz, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz ve paydaşlarımızın ortak olmak isteyeceği kadar güçlü olmalıdır. Örneğin ActionCOACH’un vizyonu, işletme sahipleri ve ekiplerini geliştirmek yoluyla dünya refahına katkıda bulunmaktır.
Misyon cümlemiz vizyona giden yolumuz, yani aynı sonuca hizmet eden işimiz ve iş kollarımızdır denilebilir. Misyon cümlemizi okuyan biri, hangi hizmeti veya faydayı kime ve ne şekilde sunduğumuza dair net ve yalın bir anlayış sahibi olabilmelidir.
Kültür değerlerimiz, işletme sahibi olarak bizim bireysel değerlerimizi, müşterilerimiz, ekibimiz ve işletmemiz için öne çıkan ortak değerlerimizi ifade eder. Vizyona giden yol uzun, bu yolda tüm paydaşları bir arada tutacak olan kültür değerlerimizdir.
Ekibimizi ortak hedefe dahil etmek için SMART hedeflerimiz öncelikle 5-3-1 yıllık dönemler için netleştirilmiş olmalıdır. SMART hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanı belirli kriterlerini sağlayan hedeflerdir.
İşletmenizde kim kime rapor ediyor, hangi anahtar pozisyonlar var sorularına ilişkin bir organizasyon şeması hazır ve ulaşılabilir olmalıdır.
En yaygın eksiklerden biri, görev tanımlarının ya hiç olmaması ya da eksik, yetersiz veya bir standart form olsun diye hazırlanmış olmasıdır. Görev tanımları yetki, sorumluluk, yetkinlik ve beklenen sonuçlar konusunda detayları içermelidir. Hatırlayın, “herkesin işi, hiç kimsenin işi değildir.”
Hem işletmeniz, hem de bu hedefleri destekleyen pozisyon bazlı performans göstergelerinin belirlenmesi, düzenli olarak takip edilmesi ve raporlanması önemli sistem kurma adımlarından biridir.
Şirket içi işleyişte kuralların ve sürecin netleştirilmesi, kişiye ve duruma göre farklı uygulamalar olmasına mahal verilmemesi için farklı yönetmelikler kullanılır. Personel yönetmeliği, prim yönetmeliği, izin yönetmeliği gibi.
Yönetim sistemi ise kalite güvence, iş sağlığı güvenliği, veri güvenliği, çevresel mevzuat gibi konuları da kapsayan ve işletmenin tüm işleyişiyle ilgili form, şablon, kontrol listeleri, akış diyagramları gibi dokümantasyonunu temsil eder.
Ne iş yapıyor olursak olalım, her iş yüzde seksen rutinlerden oluşur ve rutinler sistematize edildiğinde maksimum hız ve minimum hataya ulaşabiliriz.
Bu yazıyı okuyorsanız, işletmenizdeki durumu aktardıklarım üzerinden mutlaka değerlendirin. Hiçbiri henüz yoksa ya da yapılması gerekenler varsa bir yerden başlamak için önce kendinize bir taahhütte bulunun. Sistem kurmak bir günde olmaz ancak küçük adımlar büyük fark yaratıyor, garanti edebilirim.
Sevgiyle kalın
Belma Öztürk Gürsoy
ActionCOACH İşletme Koçu