Dijital dönüşüm, bir organizasyonun iş süreçlerini, operasyonlarını ve müşteri ilişkilerini dijital teknolojilerle dönüştürmeyi amaçlayan bir süreçtir.
Hangi dijital araçların ve teknolojilerin işinize en uygun olduğunu belirlemek için teknoloji seçimi yapılır. Bu aşamada yapılacak yatırımlar ve gereksinimler de gözden geçirilir. Her organizasyonun dijital dönüşümü farklı olabilir, ancak genelde belirli aşamalar ve zorluklar bulunmaktadır. İşte bizi bekleyen olası zorluklardan bazıları,
Direniş: Çalışanlar arasında yeni teknolojilere veya iş süreçlerine direnç oluşabilir. Bu dirençle başa çıkmak ve çalışanları değişime ikna etmek zor olabilir.
Maliyet: Dijital dönüşüm, yatırım maliyetleri gerektirebilir. Teknoloji seçimi ve altyapı kurulumu önemli bir mali yük getirebilir.
Güvenlik Endişeleri: Dijital dönüşümle birlikte veri güvenliği ve gizliliği endişeleri artabilir. Özellikle kişisel veya hassas verilerin korunması önemlidir.
Entegrasyon Sorunları: Mevcut sistemlerin yeni teknolojilerle uyumlu çalışması sağlamak zor olabilir. Entegrasyon sorunları yaşanabilir.
Veri Yönetimi: Büyük miktarda veriyi etkili bir şekilde yönetmek ve analiz etmek, bazen zorlayıcı olabilir.
Bu sürecin bir parçası olarak ERP (Enterprise Resource Planning- İşletme Kaynak Planlama) programı seçerken, organizasyonunuzun ihtiyaçlarına, iş süreçlerine ve gelecekteki büyüme hedeflerine uygun bir karar vermek önemlidir. ERP seçimi karmaşık bir süreç olabilir ve hatalı bir seçim organizasyonunuzun verimliliğini ve performansını olumsuz etkileyebilir. İşte bir ERP programı seçerken dikkate almanız gereken bazı önemli faktörler şunlardır:
ERP Seçimi İçin Dikkate Alınması Gereken Faktörler:
- Mevcut iş süreçleriniz ve ihtiyaçlarınızı anlamak, doğru bir ERP programı seçiminin temelidir. Hangi alanlarda iyileştirme yapmak istediğinizi belirlemek önemlidir.
- ERP programının özelleştirme yetenekleri, iş süreçlerinizi organizasyonunuzun ihtiyaçlarına uyarlamak için önemlidir.
- Seçtiğiniz ERP sistemi, mevcut diğer sistemlerinizle uyumlu çalışabilir olmalıdır. Örneğin, muhasebe yazılımı, CRM veya e-ticaret platformları gibi.
- ERP sistemi hangi iş süreçlerini kapsıyor? Finans, insan kaynakları, üretim, envanter yönetimi gibi hangi alanlarda destek sunuyor?
- ERP sistemi kullanıcı dostu olmalı ve eğitim gereksinimleri düşünülmelidir. Çalışanların sistemi kolayca benimsemeleri önemlidir.
- Veri güvenliğini sağlayabilmeli ve hassas bilgileri koruyabilmelidir.
- Organizasyonunuzun büyüme hedeflerine uyum sağlayacak şekilde ölçeklenebilir mi?
- Mobil cihazlar üzerinden ERP sistemine erişim olanağı, esneklik sağlar.
- ERP seçiminin maliyeti, hem lisanslama hem de uygulama ve özelleştirme maliyetlerini ne ölçüde içeriyor, değerlendirilmelidir.
ERP Uygulamasının İnsan Faktörü
İnsan kaynakları faktörü, ERP’ye geçiş sürecinde oldukça önemlidir zira çalışanların uyum sağlaması, eğitilmesi ve değişikliklere ayak uydurması gerekmektedir. Bu konuya gerekli önemin verilmemesi kimi zaman tüm yatırımın geri dönüşünü tehlikeye atmaktadır.
İşte ERP’ye geçişte insan kaynakları faktörünü uyumlamak için dikkate almanız gereken bazı stratejiler:
İletişim ve Farkındalık Oluşturma: ERP’ye geçiş sürecini çalışanlara açıklayarak, nedenini ve faydalarını anlatmak önemlidir. Çalışanlarınızın süreç hakkında doğru ve detaylı bilgi sahibi olmalarını sağlayarak, direnişi azaltabilirsiniz.
Değişim Yönetimi Ekibi Oluşturmak: Değişim yönetimi ekibi, ERP geçiş sürecini yöneten bir grup olmalıdır. Bu ekip, çalışanların ihtiyaçlarına dikkat eder, eğitim programları düzenler ve destek sağlar.
Eğitim Programları Hazırlamak: Çalışanlarınıza, yeni ERP sistemini nasıl kullanacakları konusunda eğitim vermek önemlidir. Eğitim programları, sistem kullanımı, veri girişi, raporlama gibi konuları kapsamalıdır.
Süreçleri İncelemek ve Uyarlamak: Eski iş süreçlerinin ve görevlerin, yeni ERP sistemine nasıl entegre edileceğini değerlendirmek önemlidir. Süreçlerde gerekli uyarlamaları yaparak verimliliği artırabilirsiniz.
Örnekler ve İyi Uygulamalar Göstermek: Diğer işletmelerin benzer geçişlerini ve başarılı sonuçlarını çalışanlara göstermek, işleri daha iyi anlamalarını sağlayabilir.
İhtiyaçlara Göre Eğitimler Düzenlemek: Farklı departmanların ve pozisyonların farklı eğitim ihtiyaçları olabilir. Bu nedenle eğitim programlarını iş rollerine ve görevlere özelleştirin.
Sürecin Takibini Sağlamak: ERP geçişi sırasında çalışanların yaşadığı zorlukları ve sorunları izlemek ve bunları çözmek için sürekli iletişimde olmak önemlidir.
İlk Aşamada Destek Sağlamak: ERP geçişinin ilk günlerinde veya haftalarında ekstra destek sağlamak, çalışanların yeni sistemle rahatça uyum sağlamasına yardımcı olabilir.
Geri Bildirim Toplamak: Çalışanların görüşlerini ve geri bildirimlerini almak, süreçteki zorlukları ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için önemlidir.
Motivasyonu Yüksek Tutmak: Çalışanların yeni sisteme olan güvenini artırmak ve motivasyonlarını yüksek tutmak için başarı öyküleri ve başarıları kutlama gibi adımlar atmak önemlidir.
Görüldüğü üzere, büyük beklentilerle başlanan bu tür süreçlerin sonunda “Ne umduk, ne bulduk!” dememek için neye ihtiyacımız olduğunu bilerek, planlı, özelleştirilebilir ve kapsayıcı bir seçime yönelerek ve insan faktörünü de merkezine alan bir yaklaşımla ilerlemek gerekiyor. Şirketimizin bir tür kabuk değiştirdiği bu dönemleri yönetmek zorlu olabilir. Bununla birlikte süreç tamamlandığında muazzam bir işletim sisteminin avantajlarını kullanmak emin olun hepsine değecek.
Sevgiyle kalın.
Belma Öztürk Gürsoy
ActionCOACH İşletme Koçu