İşletmemizde satışları ve gelirleri artırmak ve rekabet avantajı elde etmek için açık büyük çaba içindeyiz ve belki en fazla enerjimizi de bu alanlara kullanıyor olabiliriz. Elbette bu konsantrasyon çok önemli ve gerekli. Bununla birlikte özellikle kar marjlarının düştüğü, piyasada talebin daraldığı ve alternatif finansal kaynaklara erişimin sınırlı olduğu şimdiki gibi zamanlarda daha büyük önem taşıyan bir odaklanma alanı daha var. Bu alan, adı konmamış, büyük olasılıkla ölçülmeyen ancak karlılığımızı fark etmeden baltalayan “gizli maliyetler”dir.
Gizli maliyetler işletmeler için büyük bir tehdit oluşturabilir, işletmelerin finansal performansını olumsuz etkileyebilir ve çoğu zaman farkındalıkla yönetilmezler. Bu yazıda, bir işletmenin gizli maliyetlerini anlamak ve yönetmek için bazı ip uçları paylaşmak istiyorum.
Gizli Maliyet Nedir?
Gizli maliyetler, işletmenin operasyonlarının bir parçası olarak ortaya çıkan ve genellikle hesaplanmayan veya göz ardı edilen maliyetlerdir. İşte bazı yaygın gizli maliyet örnekleri:
- Verimsiz İş Süreçleri: Sürekli iyileştirme olmaksızın iş süreçlerinin karmaşıklığı ve verimsizliği zamanla artabilir. İş süreçlerini optimize etmek gizli maliyetleri azaltabilir.
- Kalite Sorunları: Kalite kontrol eksiklikleri, müşteri iadeleri ve ürün geri çağırmaları gibi maliyetlere neden olabilir.
- Stok Yönetimi: Fazla stok tutmak, depolama maliyetlerini artırabilir ve ürünün bozulmasına yol açabilir.
- Eksik Ekipman Bakımı: Ekipmanların düzenli bakımı ihmal edilirse, beklenmedik arızaların sebep olacağı üretimde durma, müşteri talebini zamanında yerine getiremem gibi maliyetler artabilir.
- Düşük Personel Verimliliği: Personel verimliliği, yetersiz iş eğitimi, yetki ve sorumluluk alanlarında belirsizlikler, şirket içinde şikâyet kültürünün yaygınlığı, iletişim eksikliği gibi nedenlerle düşebilir ve bu da en önemli maliyet kalemi olan zaman maliyetimizi çok büyük ölçüde artırabilir.
Gizli Maliyetleri Yönetmek ve Önlemek İçin Neler Yapılabilir?
- Maliyet Analizi: İlk adım, gizli maliyetleri tanımlamak ve analiz etmektir. İşletmenizin hangi alanlarda gizli maliyetlere sahip olduğunu belirlemek için detaylı bir maliyet analizi yapın.
- İyileştirme Süreçleri: İş süreçlerinizi sürekli olarak gözden geçirin ve iyileştirme fırsatlarını araştırın. Daha verimli iş akışları ve prosedürler oluşturun.
- Kalite Kontrol: Ürün ve hizmet kalitesini artırmak için sıkı kalite kontrol yöntemleri uygulayın. Kalite sorunlarını erken teşhis edin ve düzeltin.
- Stok Yönetimi: Stok seviyelerini optimize edin. Fazla stok maliyetlerini azaltmak için sık sık envanter analizi yapın.
- Bakım ve Eğitim: Ekipmanları düzenli olarak bakımdan geçirin ve personelinizin eğitimini sürekli olarak güncelleyin. Bu, beklenmedik maliyetleri önleyebilir.
- Personel Motivasyonu: Ekibinizi dinleyin, doğru iletişim kurmaları için koçluk yapın, şirket içinde hesap verebilirlik ve çözüm odaklı yaklaşımın yerleşmesi için zaman ve emek yatırımı yapın. Bunu rutin gelişim alanlarınızdan biri olarak mutlaka aksiyon planınıza dahil edin.
- Teknoloji Kullanımı: Teknolojiyi kullanarak iş süreçlerini otomatikleştirin ve verimliliği artırın.
Gizli finansal maliyetler olarak neleri dikkate almalıyız?
Zamanında tahsil edilmeyen alacaklar ve uzun vadeli satışlar nedeniyle üstlenilen maliyetler, işletmelerin sıklıkla göz ardı ettiği ancak finansal maliyetleri artıran önemli faktörlerdir. Bu maliyetler işletmelerin nakit akışını ve karlılığı olumsuz etkileyebilir. İşte bu tür gizli finansal maliyetlere örnekler:
Gecikmiş Tahsilat:
- Müşterilerden alacakların gecikmesi, işletmelerin nakit akışını olumsuz etkileyebilir.
- İşletme, gecikmiş tahsilat nedeniyle nakit sıkıntısı yaşayabilir ve bu durum, kısa vadeli borçlar veya finansman ihtiyacını ve dolayısıyla faiz yükünü artırabilir.
2. Batık Alacaklar:
- Tahsil edilemeyen alacaklar, işletmelerin karlılığını, aktif toplamını, kredibilitesini olumsuz etkileyebilir. Bu tür alacakların satışlara oranı dikkatle takip edilmelidir.
3. Vadeli Satış, İndirim ve Promosyon Maliyetleri:
- Müşterilere ilgili faiz/maliyet yükü yansıtılmadan tanınan vadeli ödeme seçenekleri, yapılan indirimler ve promosyonlar ilgili satış karının reel değerinin hesabında genellikle göz ardı edilen maliyetlerdir.
Buraya kadar anlatılan tüm gizli maliyet örneklerini şirketiniz için değerlendirmenizi, ölçmek üzere metrikler belirlemenizi ve tabi iyileştirmek üzere de bir aksiyon planı oluşturmanızı öneririm. Şirketinizi birlikte değerlendirmek için ise bana ulaşabilirsiniz.
Sevgiyle kalın.
Belma Öztürk Gürsoy
ActionCOACH İşletme Koçu